Een ERP-verbinding beheren

Voordat je begint

• Een eigen gelicenseerde pCon.basket-gatekeeper. Hij is gelicenseerd per named user en weigert anonieme sessies, dus het aantal plekken dat je neemt is het aantal mensen dat tegelijk kan configureren. Schat dat vooraf in, want het is een echte terugkerende kostenpost en geen formaliteit
• Een pCon.login-client. Je verkopers loggen de eerste keer interactief in en de sessie wordt daarna hergebruikt, dus er komt geen gedeeld wachtwoord in je ERP te staan
• Odoo 19, met de standaard Sales-applicatie. De module leunt op niets buiten sale_management, dus er is geen tweede app te licenseren of te installeren
• Fabrikanten die OFML-data publiceren en hun catalogus met jouw account hebben gedeeld, net als aan de webshopkant
• Toegang tot het bestandssysteem van Odoo, of tot wie daarnaartoe deployt

Wat je niet nodig hebt: een domeinwhitelist, een pCon.ui-instantie of een catalogusimport. pCon.basket brengt zijn eigen catalogus mee, en de configurator draait nooit op een publieke pagina van jou, dus geen van de webshopmachinerie is hier van toepassing.

De volgorde

1. Regel de licentie en de plekken. Dit wacht op EasternGraphics en is de lange poot, dus het gaat voorop.

2. Installeer de module. Een Odoo-module staat op het bestandssysteem van de server, meestal in een container. Zet hem in je addons-pad en vernieuw de modulelijst, zoals bij elke andere module van derden.

3. Vul de vier instellingen in die hieronder staan, en sla op.

4. Open een conceptofferte met een echte klant erop en druk op de knop. Je controleert twee dingen tegelijk: dat de configurator opent, en dat het adres van de klant is meegekomen.

5. Configureer iets en haal het terug. Controleer de regelomschrijving, het aantal en de stukprijs, en kijk of het project aan de order hangt.

6. Heropen hem en wijzig iets. Dit is de stap die mensen overslaan en het is de stap die bewijst dat de koppeling de moeite waard is, want hier zou een overgetypte offerte uit elkaar vallen.

De instellingen in Odoo

Vier velden, in de Sales-sectie van het instellingenscherm van Odoo zelf. Twee ervan lijken op elkaar en zijn met opzet niet hetzelfde.

pCon bridge URL. Waar de bridge staat. Wij hosten hem centraal, dus dit is normaal de waarde die je van ons krijgt en niet iets wat je bedenkt.

pCon tenant en pCon tenant key. Deze identificeren je bedrijf bij de gate, zodat die de bridge de juiste configuratie kan geven. Ze belanden in het adres van het ingesloten venster, en zijn daarmee zichtbaar in de browser van de verkoper zelf. Dat is bij ontwerp zo, en het is precies waarom ze maar één ding kunnen.

pconnector API-sleutel. Bewust een andere sleutel. Deze blijft op de server en is waarmee de updatecontrole zich legitimeert. De regel erachter is eenvoudig en het waard om vast te houden: een geheim dat zichtbaar is in een browser hoort nooit een server-to-server kanaal te kunnen openen.

Daaronder staan de geïnstalleerde versie, de beschikbare versie en wanneer er voor het laatst gekeken is, met een knop die het kanaal bevraagt. Die knop meldt alleen; hij installeert niet. Een module op een server vervangen, vaak in een container, is een deployment en niet iets wat een instellingenscherm achter je rug om hoort te doen.

Wat er de basket in reist

Het punt van de configurator vanuit de offerte openen in plaats van ernaast, is dat de offerte al dingen weet. Dit gaat allemaal mee zodra het venster opent:

• De klant, met zijn klantnummer
• Het hoofdadres, en het aflever- en factuuradres als die daarvan afwijken
• Het offertenummer als projectnaam en projectnummer, zodat het project later van beide kanten te vinden is
• Een kopregel die je één keer in de instellingen zet, en de notitie op de offerte als voettekst
• Je bedrijfslogo en je kleuren, zodat de basket in jouw huisstijl opent en niet in de onze

Dat laatste klinkt cosmetisch en is het niet, voor een dealer die het scherm omdraait en samen met een klant configureert.

Wat er terugkomt

Per geconfigureerd artikel één offerteregel, met daarop:

• De titel en het artikelnummer van de fabrikant op de eerste regel van de omschrijving
• De lange omschrijving, als die meer zegt dan de titel al doet
• De gekozen configuratie in leesbare vorm, eronder
• Opmerkingen uit de basket, bij de regel waar ze bij horen
• Aantal en stukprijs, in de kolommen die Odoo daar al voor heeft

De regels landen met opzet op één generiek artikel. Een geconfigureerde samenstelling is geen product in je catalogus, en er wel een van maken vult Odoo met duizenden eenmalige artikelrecords die niemand ooit opnieuw bestelt. Het artikelnummer van de fabrikant reist mee op de regel zelf, dus inkoop heeft nog steeds waar het op kan bestellen.

Valuta wordt gemeld, niet omgerekend. Heeft de basket in een andere valuta gerekend dan de order, dan zegt de regel dat in plaats van stilletjes een koers toe te passen. Stil omrekenen is hoe een offerte verkeerd de deur uit gaat, en wie het beste kan beslissen welke koers geldt is niet de koppeling.

Het project hangt aan de order. Het volledige pCon-project wordt als bijlage op de offerte bewaard. Dat is wat alles in de volgende paragraaf mogelijk maakt, en het is het waardevolste wat de koppeling doet.

Revisies en nabestellingen

De knop indrukken op een offerte waar al een project aan hangt, opent dat project en niet een leeg. De verkoper wijzigt wat er moet veranderen en haalt het terug.

Heropenen vervangt de geconfigureerde regels in plaats van ze aan te vullen. Dat is het vermelden waard omdat het het gedrag is dat men het minst verwacht en het meest wil. Je eigen handmatig toegevoegde regels, levering, montage, kortingen, blijven staan. Alleen de regels die uit de configurator kwamen worden vervangen.

Het praktische gevolg is dat een revisie een minuut kost in plaats van een middag, en dat een nabestelling een jaar later begint bij wat er werkelijk gebouwd is in plaats van bij een pdf die iemand moet interpreteren.

Waarin dit van de webshopkant verschilt

Draai je allebei de producten, of overweeg je dat, dan zijn dit de verschillen die er in de bediening toe doen in plaats van commercieel.

Autorisatie. De webshopkant werkt op domein en bedient anonieme bezoekers. Deze kant werkt op een interactieve login tegen een gelicenseerde plek. Er is hier geen domeinlijst, en een anonieme sessie is onmogelijk.

Catalogus. De webshopkant importeert artikelen als producten in je shop. Deze kant importeert niets. De catalogus woont in pCon.basket en wordt nooit gekopieerd.

Waar de configuratie belandt. Aan de webshopkant wordt het een winkelwagenregel met een heropen-link van 24 uur. Hier wordt het een offerteregel met het project voor onbepaalde tijd aan de order.

Ze raken elkaar op precies één plek. Allebei gebruiken ze dezelfde connector, en dat is de hele overlap. Allebei draaien betekent twee abonnementen en twee pCon-licenties, zonder gedeeld geheim en zonder gedeelde sessie.

Wat je zonder ons kunt wijzigen

• De vier instellingen hierboven, en de kopregel die op elk project komt
• Je logo en je kleuren, die uit Odoo zelf komen
• Sleutels uitgeven en intrekken in het portaal, waarbij allebei vastgelegd wordt
• Controleren of er een nieuwe moduleversie is, wanneer je maar wilt

Een nieuwe moduleversie installeren is een deployment op je eigen server, dus die plan je zelf. Wanneer en of is helemaal aan jou; het kanaal vertelt alleen dat er iets klaarstaat.